Dokumentation

1. Einrichtung

Nach der Registrierung werden Sie durch einen 4-Schritte-Assistenten geführt:

1. Vereinsname bestätigen - Ihr Vereinsname wird aus der Registrierung übernommen
2. Sportarten anlegen - Erstellen Sie Ihre Abteilungen/Sportarten mit Monatsbeitrag
3. Erste Mitglieder - Fügen Sie Mitglieder hinzu oder importieren Sie eine CSV-Datei
4. Bankabgleich - Optional: Laden Sie einen Kontoauszug hoch zum automatischen Abgleich

Sie können jeden Schritt überspringen und später nachholen.

2. Mitgliederverwaltung

Mitglied hinzufügen

Klicken Sie auf "Neues Mitglied" und füllen Sie das Formular aus. Pflichtfelder sind Vor- und Nachname.

CSV-Import

Klicken Sie auf "Importieren" und laden Sie eine CSV-Datei hoch. VereinsLokator erkennt automatisch die Spalten. Unterstützte Formate: CSV mit Komma, Semikolon oder Tab als Trennzeichen. Die Datei kann UTF-8 oder ISO-8859-1 kodiert sein.

CSV-Export

Klicken Sie "Herunterladen" um alle Mitglieder als CSV zu exportieren. Die Datei ist für Microsoft Excel optimiert (Semikolon-getrennt, UTF-8 mit BOM).

Zahlungshistorie

Klicken Sie auf das Kalender-Symbol neben einem Mitglied um die monatliche Zahlungshistorie zu sehen. Dort sehen Sie für jeden Monat ob der Beitrag bezahlt, offen oder ausstehend ist.

Zahlungserinnerung senden

Klicken Sie "Erinnerung senden" um automatisch eine Zahlungserinnerung an alle Mitglieder mit offenem Zahlungsstatus zu schicken. Die E-Mails werden per BCC versendet, damit die Empfänger sich gegenseitig nicht sehen.

3. Sportarten / Kategorien

Unter "Sportarten" verwalten Sie die Abteilungen Ihres Vereins. Jede Sportart hat einen Namen, eine Farbe und einen Standard-Monatsbeitrag. Wenn Sie einem Mitglied eine Sportart zuweisen, wird der Monatsbeitrag automatisch übernommen.

4. Finanzverwaltung

Die Finanzen-Seite zeigt alle Einnahmen und Ausgaben. Sie können manuell Transaktionen hinzufügen oder per Bankabgleich importieren.

• Einnahme - z.B. Mitgliedsbeiträge, Veranstaltungserlöse, Spenden
• Ausgabe - z.B. Miete, Versicherung, Ausrüstung
• Filter - Nach Typ, Kategorie, Monat oder Suchbegriff filtern
• Diagramme - Monatlicher Trend und Kategorien-Verteilung

5. Bankabgleich

Der Bankabgleich ist eine der wichtigsten Funktionen. So funktioniert er:

1. Laden Sie Ihren Kontoauszug als CSV von Ihrer Bank herunter
2. Klicken Sie auf "Liste hochladen" in der Finanzen-Seite
3. VereinsLokator erkennt automatisch Datum, Betrag, Name und Verwendungszweck
4. Zahlungen werden automatisch Ihren Mitgliedern zugeordnet
5. Unklare Buchungen können Sie manuell einem Mitglied zuweisen oder als Ausgabe kategorisieren
6. Bestätigen Sie den Import - die Zahlungsstatus Ihrer Mitglieder werden automatisch aktualisiert

Tipp: Machen Sie den Bankabgleich monatlich. Das Dashboard zeigt Ihnen, wann der letzte Abgleich war und warnt Sie, wenn er länger als 30 Tage zurückliegt.

6. Jahresabschluss

Der Jahresabschluss erstellt eine vollständige Finanzübersicht für ein Kalenderjahr:

• Gesamtübersicht: Einnahmen, Ausgaben, Saldo
• Aufschlüsselung nach Kategorie (Mitgliedsbeiträge, Miete, etc.)
• Monatliche Tabelle mit kumuliertem Saldo
• Mitglieder-Zahlungsstatus (bezahlt, teilweise, offen)
• Vollständige Transaktionsliste

Klicken Sie "Als PDF drucken" um den Bericht über die Browser-Druckfunktion als PDF zu speichern. Den Bericht finden Sie unter Finanzen > Jahresabschluss.

Datenspeicherung: Finanzdaten werden 2 Jahre aufbewahrt. Erstellen Sie rechtzeitig Ihren Jahresabschluss und speichern Sie das PDF lokal.

7. Veranstaltungen

Unter "Veranstaltungen" planen Sie Events wie Sommerfeste, Trainings oder Turniere. Geben Sie Name, Datum, Uhrzeit, Ort und Beschreibung ein. Das Dashboard zeigt anstehende Veranstaltungen auf der Startseite an.

8. Konto & Tarif

Unter "Mein Konto" verwalten Sie:

• Tarif ändern - Up- oder Downgrade Ihres Abonnements
• Abo kündigen - Kündigung zum Ende der Laufzeit
• Rechnungen - Einsicht über das Stripe Kundenportal
• Konto löschen - Unwiderrufliche Löschung aller Daten